Teamsのタグを活用しよう！基本からPower Automateでの自動ローテーションまで
こんにちは！今回は、Microsoft Teamsで非常に便利な「タグ」機能について解説します。
Teamsで特定のメンバーだけにメンションを飛ばしたいとき、一人ずつ名前を入力するのは大変ですよね。そんな時に役立つのが「タグ」です。今回はタグの基本知識や作成方法に加え、Power Automateを使ったタグメンバーの自動ローテーション（当番の自動入れ替え）についてもご紹介します。
1. Teamsのタグについて
Teamsの「タグ」とは、チーム内の特定のメンバーをグループ化し、一度のメンションで複数人に通知を送ることができる機能です。
- 役職や役割でまとめる: 「@マネージャー」「@デザインチーム」など
- プロジェクトでまとめる: 「@プロジェクトA」など
- 当番でまとめる: 「@本日のサポート担当」など
タグを使うことで、チャネル内の不要な通知を減らし、必要な人にだけ確実にメッセージを届けることができます。
2. Teamsタグの作成と利用方法について
タグの作成方法
タグの作成は非常に簡単です。（※チームの所有者、または権限を与えられたメンバーのみ作成可能です）
- Teamsの左側メニューから「チーム」を選択し、対象のチームの「…（その他のオプション）」をクリックします。
- 「タグを管理」を選択します。
- 「タグを作成」ボタンをクリックします。
- タグ名（例：「サポート当番」）と、追加したいメンバーを入力して「作成」をクリックします。
タグの利用方法
作成したタグは、チャネルの投稿で @タグ名 と入力するだけで利用できます。
通常のメンションと同じように、入力候補にタグが表示されるので、選択してメッセージを送信すれば、タグに含まれるメンバー全員に通知が届きます。
3. Teamsタグを活用（フローによる自動ローテーション）
「日替わりのサポート当番」などの場合、毎日手動でタグのメンバーを入れ替えるのは面倒ですよね。そこで、Power Automateを活用して、タグのメンバーを自動でローテーションさせる方法をご紹介します。
Power Automateを使えば、指定したスケジュールで自動的にTeamsのタグメンバーを更新することが可能です。以下に基本的なフローの作成手順を解説します。
ステップ1: フローのトリガー設定
まずは、フローを起動するタイミング（トリガー）を設定します。
Power Automateを開き、「スケジュール済みクラウドフロー」を作成します。例えば「毎週月曜日の朝9時に実行」といった、一般的な週次ローテーションのスケジュールを設定します。
ステップ2: Excelから次回の当番メンバーを取得
次に、誰を次回の当番（タグのメンバー）にするかを決定します。
Excelのテーブルを「待ち行列（キュー）」のように見立てて当番表を管理します。Excelコネクタの「表内に存在する行を一覧表示」アクションを使用し、詳細オプションの「上から順に取得（トップカウント）」に「1」や「2」など、当番に必要な人数を指定してメンバー情報を取得します。
ステップ3: 既存のタグメンバーを削除（※重要事項あり）
新しいメンバーを追加する前に、現在のタグメンバーを削除する必要があります。
Teamsコネクタの「タグのメンバーを一覧表示する」アクションで現在のメンバーを取得し、「Apply to each（それぞれに適用）」の繰り返し処理を使って、一人ずつ「タグからメンバーを削除する」アクションを実行します。
Teamsの仕様上、タグのメンバーが0人になるとタグ自体が削除されてしまいます。そうなると、後続のメンバー追加アクションで「タグが見つからない（Not Found）」というエラーが発生してフローが失敗します。
これを防ぐため、削除の繰り返し処理の中に「条件」アクションを追加し、メンバーの「displayName」が管理者（固定メンバー）と一致しない場合のみ削除するように制御しましょう。
ステップ4: 新しいメンバーをタグに追加
続いて、ステップ2でExcelから取得した当番メンバーをタグに追加します。
ここで一つ注意点があります。タグのメンバー追加アクションでは、Excelから取得したUPN（ユーザープリンシパルネーム / メールアドレスなど）をそのまま指定しても追加することができません。ユーザーの「オブジェクトID」が必要になります。
そのため、まずはOffice 365 Usersコネクタの「ユーザー プロフィールの取得 (V2)」アクションを利用し、ExcelのUPNを元にユーザー情報を検索して「ID」を取得します。
その後、Teamsコネクタの「タグにメンバーを追加する」アクションを使用し、対象のチームID、タグID、そして先ほど取得したユーザーの「ID」を指定することで、正常にメンバーを追加できます。
ステップ5: Excelテーブルのローテーション処理
タグの入れ替えが完了したら、次回のローテーションに向けてExcelテーブルを更新します。
待ち行列の考え方に基づき、今回当番になったメンバーの行をテーブルから削除し、同じメンバーの情報をテーブルの一番下（末尾）に追加します。
※この処理は、タグの入れ替え処理の前に実行してしまうと、エラー時にデータが消えてしまうリスクがあるため、必ずタグメンバーの追加が正常に完了した後のタイミングで行うようにしてください。
これで、毎週決まった時間に自動でタグのメンバーが更新され、当番表もローテーションするようになります。
手作業による設定忘れを防ぎ、スムーズな業務連携が可能になります。
まとめ
今回はTeamsのタグの基本から、Power Automateを使った高度な自動ローテーションまでをご紹介しました。
日常的なメンションの負担を減らすだけでなく、自動化を組み合わせることでさらに強力なツールになります。皆さんの組織でもぜひ活用してみてくださいね！
🎥 参考動画
フローの作成は動画も参考にしてください。
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