Power Automateで添付ファイルを自動保存する（Outlook）
PowerAutomateで添付ファイルを自動保存する
皆さんは仕事などで添付ファイルが来たときにどうしていますか？
一時的に確認するだけであれば直接ファイルを開いて閲覧することはあると思いますが、編集する必要がある場合にはローカルなどに保存してからファイル操作をすると思います。
しかし「ローカル保存」するのも意外と手間ではないですか？メールを開いて添付ファイルをクリック、保存先を選択してようやく目的のファイル操作ができるようになります。結構手間ではないでしょうか。また、クラウドなどに保存する場合にはアップロードされるまでファイル操作ができないなんてことはありませんか？
そこで、メールが来た時点で自動的に添付ファイルの保存をしてくれる機能があれば効率よく仕事が進められるのではないでしょうか。
今回はこの課題をPower Automateで解決しようと思います。
作戦としては、指定のフォルダに受信した添付ファイル付きのメールを検知し、その添付ファイルをOneDrive上に保存することです。
フローのステップ数的には非常に少ないく簡単に作成できるので、ぜひ作成してみてください。
また、フロー作成についてYouTubeにもアップロードしていますので、参考にしてください。
下準備
すべてのメールに対してフローを適用してもよいのですが、仕事だとグループアドレスなどでメールが来ることが多いので、あくまで自分宛てにきたメールに対してのみ適用する用にしたいと思います。
- 自分宛てのメールフォルダを作成
- 添付ファイル保存用のフォルダを作成
自動仕分けウィザードにて、[宛先]に自分の名前がある場合にチェックを入れ、所定の受信フォルダを指定します。
Power Automateでファイル保存を行うために、OneDrive上に専用のフォルダを作成します。今回は下記のように作成しました。
フローの作成
下準備が完了したので、いよいよフローの作成にかかりたいと思います。
今回のフローは今までと異なり、少ないフローで作成できます。なんと2ステップ！！
早速作成していきましょう。
- 自動化したクラウドフローの作成
- トリガーとなるファイルを選択
- 保存するフォルダを指定
- OneDrive「ファイルの作成」
- 繰り返し処理の自動設定
- 保存する情報を入力
作成から、「自動化したクラウドフロー」を選択し、下記のように入力します。
・フロー名：添付ファイル保存
・フローのトリガー：新しいメールが届いたとき（V2）
先ほどの選択をしてフローを作成すると、デフォルトで「新しいメールが届いたとき（V2）」のフローが作成されています。
下記のように入力を行います。
※詳細オプションを表示するを選択するとフォルダより下の項目が表示されます。
続いて添付ファイルを保存するステップです。こちらは複数の添付ファイルがあるときのために繰り返し処理を実装するのですが、下記の手順で作成すれば自動的に繰り返し処理を追加してくれます。
新しいステップを選択。
検索窓に「OneDrive」と入力し検索。表示される項目から「ファイルの作成」を選びます。
ファイルの作成を選択すると下記のように表示されます。
繰り返し処理が作成された状態で下記のように値を設定します。
・ファイルのパス：/PowerAutomate/添付ファイル受信
・ファイル名：添付ファイル 名前
・ファイルコンテンツ：添付ファイル コンテンツ
そう、ステップはこれだけでよいのです！
フローのテスト
最後に作成したフローのテストをしていきましょう。
何かしらの添付ファイルを付けた状態で、Power Automateで登録しているメールアドレス宛てにメールを送信してみましょう。
今回は適当にテキストファイルを添付します。サンプルは下記のファイルです。
Outlook上では下記のように受信しています。
いちいち保存操作しなくてよいので結構楽になりますので、ぜひ試してみてください。
最後に
今回はOutlookで自分宛てに来た添付ファイルを自動的にOnedriveに保存するフローを作成しました。
手動で保存する手間とOneDrive上で管理できるようになるのでオススメです。
こういった細かい作業も自動化できるようになると仕事の効率が上がっていきます。ぜひ皆さんもPower Automateを利用して作業の自動化をしてみてください。
今回はこの辺で、ではまた。